Eine andere Technik besteht darin, nach Mitarbeitern zu suchen, deren Ausgabenmuster gegen Benfords Gesetz verstoßen – ein statistisches Analysetool, das fabrizierte Zahlen aufdecken kann. Mitarbeiter, die einen solchen Betrug begehen, werden alles in ihrer Macht Stehende tun, um sie zu verbergen, weshalb eine regelmäßige Prüfung zusätzlich zu einer T&E-Richtlinie erforderlich ist, um diejenigen anzusprechen, die ungewöhnlich hohe Ausgaben haben. Die Implementierung eines solchen Auditsystems wird durch eine Spesenmanagementplattform erleichtert, die es dem Finanzteam ermöglicht, Ausgaben einfach nach Einem Mitarbeiter zu sortieren. Vor allem, wenn es um Ausgabenkategorien geht. FlareHR hat eine große Liste von Ausgabenarten zur Verfügung gestellt, sowie eine Reihe von Ausgaben, die Unternehmen explizit ausschließen möchten. Dies wird Ihnen einen guten Ausgangspunkt geben, wenn Sie sich entscheiden, Kategorien aufzulisten – kein wesentliches Element einer Spesenpolitik, aber oft eine gute Idee. In einem vom kanadischen Parlament veröffentlichten Prüfbericht mit dem Titel “Review of Senator Wallin es Travel Expense and Living Allowance Claims” wurde festgestellt, dass Senator Wallin 90.323 US-Dollar für Reisen für Nicht-Senate-Geschäfte beansprucht hat. : Einige davon sind nicht in unseren anderen aufgeführten Vorlagen enthalten, können aber gute Ideen sein. Zum Beispiel “Reiseprofilformulare”, die Vielreisende um Informationen an das Unternehmen bitten, das im Notfall helfen könnte. Das ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist die Art von Dingen, die man leicht vergessen könnte. Erkennungsmethoden Forensische Buchhalter verwenden eine Vielzahl von Techniken, um Mitarbeitererstattungsbetrug zu erkennen.

Sie können beispielsweise die Erstattungsdokumentation überprüfen, um nach Fotokopien, Duplikaten oder Fälschungen zu suchen. die Spesenabrechnungen und die Belege der Mitarbeiter vergleichen, um mehrere Ansprüche auf dieselben Kosten zu überprüfen; und vergleichen Sie die Zeiten und Daten der beanspruchten Ausgaben mit Arbeitsplänen und Kalendern, um nach Inkonsistenzen zu suchen, z. B. Ausgaben, die während der Ferien geltend gemacht werden. In dem Versuch, fiktive Zugänge zu erstellen, die nicht überprüft werden können, fügen Mitarbeiter fiktive Kreditorennamen und -details hinzu. Wenn Ihre Organisation über einen bevorzugten Kreditor verfügt, kann dies nicht der Fall sein. Versuchen Sie immer, nach kreditorenspezifischen Details wie Steuer-IDs, Rechnungsnummer, Lagerort und anderen Informationen zu suchen. Vergessen Sie noch einmal nicht, sich den Ladenstandort des Verkäufers anzusehen, da er aus einer völlig unzusammenhängenden Stadt stammen könnte! Beim Schreiben von Richtlinien im Zusammenhang mit Kostenerstattungen ist einer der schwierigeren Bereiche die Bestimmung, welche Ausgaben als angemessene Geschäftskosten angesehen werden. Es gibt mehrere Faktoren, die zu dieser Schwierigkeit beitragen.

Erstens ist es etwas subjektiv zu bestimmen, was vernünftig ist.